Datenschutzerklärung

Stand: 26. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Doxhub ist ein privates, nicht-kommerzielles Angebot. Konten werden nur vom Betreiber angelegt. Es gibt keine Werbung, kein Tracking, keine Analyse-Tools und keine Einbindung externer Inhalte (z. B. Schriftarten oder Skripte von Drittanbietern) beim Aufruf der Seiten.

2. Hosting

Doxhub läuft auf einem gemieteten Server in Deutschland. Alle unten genannten Daten werden auf diesem Server gespeichert, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist. Der Hosting-Anbieter stellt nur die Infrastruktur bereit.

3. Welche Daten wir verarbeiten

a) Kontodaten

Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash gespeichert), Rolle, Speicherkontingent, Anzeige-Einstellungen und – falls du eines hochlädst – dein Profilbild.
Zweck: Bereitstellung deines Kontos. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsvertrag).

b) Deine Inhalte

Dokumente, PDFs, Bilder, Textdokumente, Anmerkungen, Whiteboards, Ordner, Workspaces und deren Mitglieder, Freundeslisten, Direktnachrichten (einschließlich Zustell- und Lesestatus) und Support-Tickets.
Zweck: Speichern, Bearbeiten und Teilen deiner Inhalte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Inhalte, die du mit anderen teilst, sind für diese Personen sichtbar.

c) Online-Status und Meetings

Während du Doxhub nutzt, sehen deine Kontakte und Workspace-Mitglieder, ob du online bist und welches gemeinsame Dokument du gerade geöffnet hast. Video- und Audio-Meetings laufen direkt zwischen den Teilnehmenden (WebRTC) oder über einen Vermittlungsserver des Betreibers. Dabei sind deine IP-Adresse für die anderen Teilnehmenden technisch sichtbar. Meetings werden nicht aufgezeichnet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

d) Technische Zugriffsdaten

Beim Aufruf von Doxhub verarbeitet der Server zwangsläufig deine IP-Adresse, den Zeitpunkt und Angaben zu deinem Browser. Die IP-Adresse wird nur kurzfristig im Arbeitsspeicher zum Schutz vor Missbrauch (z. B. Begrenzung von Anmeldeversuchen) genutzt. Es werden keine dauerhaften Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen geführt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).

e) Nachweis der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen

Wenn du die Nutzungsbedingungen akzeptierst, werden Konto-ID, E-Mail-Adresse, Version der Bedingungen, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser-Kennung gespeichert.
Zweck: Nachweis des Vertragsschlusses. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beweisbarkeit). Speicherdauer: bis drei Jahre nach Löschung deines Kontos.

f) KI-Nutzungszähler

Für das tägliche KI-Kontingent wird nur die Gesamtzahl verbrauchter Tokens pro Tag gezählt, ohne Inhalte und ohne Zuordnung zu einzelnen Nachrichten.

4. Cookies und lokaler Speicher

Diese Speicherungen sind für den von dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Es werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies verwendet.

5. KI-Funktionen (nur wenn du sie nutzt)

Die KI-Funktionen sind freiwillig. Nur wenn du sie aktiv verwendest, werden Daten an externe Anbieter übermittelt:

• Agy-Chat: Deine Chatnachrichten und – wenn „Dokument“ aktiviert ist – der Text des geöffneten Dokuments sowie ein Bild der aktuellen Seite werden an Google (Gemini-Modell über Google Antigravity; Google LLC, USA, bzw. Google Ireland Ltd.) übermittelt. Der Chatverlauf wird von Doxhub nicht gespeichert und endet beim Neuladen der Seite.
• Felder erkennen: Ein Bild der aktuellen Dokumentseite wird an den eingestellten KI-Anbieter übermittelt (OpenAI, L.L.C., USA, oder OpenRouter, Inc., USA, das die Anfrage an den jeweiligen Modellanbieter weiterleitet).

Diese Anbieter verarbeiten die Daten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen. Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Anbieter dort zertifiziert ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da du die Funktion selbst anforderst. Bitte sende keine besonders sensiblen Daten und keine Daten Dritter an die KI, zu deren Weitergabe du nicht berechtigt bist.

6. Datensicherung

Die Datenbank wird täglich gesichert. Die Sicherungen werden vor dem Hochladen verschlüsselt und bei Google Drive (Google) gespeichert. Google hat keinen Zugriff auf die Inhalte. Sicherungen werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Datenverlust).

7. Empfänger

• Der Hosting-Anbieter des Servers (Infrastruktur),
• die oben genannten KI-Anbieter, nur bei Nutzung der KI-Funktionen,
• Google Drive für verschlüsselte Sicherungen,
• andere Doxhub-Nutzer, mit denen du Inhalte teilst oder kommunizierst,
• Behörden oder Gerichte, soweit eine gesetzliche Pflicht dazu besteht.

Darüber hinaus werden keine Daten weitergegeben oder verkauft.

8. Speicherdauer

Deine Daten werden gespeichert, solange dein Konto besteht. Gelöschte Inhalte und gelöschte Konten werden sofort aus dem laufenden System entfernt und verschwinden spätestens nach 30 Tagen aus den Sicherungen. Zustimmungsnachweise (Ziffer 3 e) werden drei Jahre nach Löschung des Kontos gelöscht.

9. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Wende dich dazu an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Bundesland, in dem du wohnst.

10. Pflicht zur Bereitstellung

Ohne Name, E-Mail-Adresse und Passwort kann kein Konto geführt werden. Alle weiteren Angaben und die KI-Funktionen sind freiwillig. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.